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Affiliationsrichtlinie der Universität

Am 8. November 2023 hat das Präsidium nach Stellungnahme des Senats die "Richtlinie zur standardisierten Angabe der Affiliation bei wissenschaftlichen Publikationen" (Affiliationsrichtlinie) beschlossen. Mit der Richtlinie reagiert die Universität auf den Umstand, dass Publikationen für die Bewertung wissenschaftlicher Leistungen, v.a. auch in internationalen Rankings, weiterhin eine zentrale Rolle spielen. Zur Stärkung ihrer Position im wissenschaftlichen Wettbewerb ist die Universität nolens volens darauf angewiesen, dass die an ihr erbrachten Forschungsleistungen sowohl den Autor*innen als auch der Institution korrekt zugeordnet werden können.

Wir sind uns als Universität durchaus bewusst, dass diese Bestrebung der Initiative der EU entgegensteht, Abstand von herkömmlichen Bewertungsmaßstäben wie Rankings und der „publish or perish“ Mentalität zu nehmen. Die Universität begrüßt diese Initiative und begleitet sie aktiv mit. Dennoch kann sie sich dem „alten System“ nicht vollends verweigern und ist auf gute Platzierungen in den Rankings – nicht zuletzt im Hinblick auf die Attraktivitätssteigerung des Standort Göttingen – angewiesen.

Die Affiliationsrichtlinie gilt für alle Mitglieder und Angehörigen der Universität, einschließlich der UMG, und soll sie dabei unterstützen, ihre Affiliation mit der Universität einheitlich und im Einklang mit den Regeln guter wissenschaftlicher Praxis anzugeben. Die Umsetzung der Affiliationsrichtlinie wird durch ergänzende Hinweise unterstützt.

Vollständige und korrekte Angaben zur Affiliation sind unerlässlich dafür, dass Forschungsergebnisse sowohl den sie erbringenden Wissenschaftler*innen als auch der wissenschaftlichen Einrichtung eindeutig zugeordnet werden können. Mit dieser Richtlinie zur standardisierten Angabe von Affiliationen verfolgt die Georg-August-Universität Göttingen (UGOE) einschließlich der Universitätsmedizin Göttingen (UMG; im Folgenden gemeinsam: Universität) das Ziel, die nationale und internationale Sichtbarkeit, Verbreitung und Rezeption der Forschungsleistungen, die von Wissenschaftler*innen der Universität veröffentlicht werden, zu erhöhen.
Trotz der Leistungsfähigkeit von Datenbanken wie SCOPUS, Dimensions oder Web of Science werden unserer Universität jährlich hunderte Publikationen nicht zugerechnet, weil Autor*innen wenig gebräuchliche oder unvollständige Affiliationen angeben. Ziel der Affiliationsrichtlinie ist es, angelehnt an die „Empfehlung Richtlinien zur Nennung von Affiliationen bei Publikationen“ (2018) der Hochschulrektorenkonferenz, eine praxistaugliche Anleitung für die standardisierte Angabe von Affiliationen zu geben und damit eine vollständige und korrekte Zuordnung aller an der Universität einschließlich der UMG entstandenen Forschungsleistungen sicherzustellen. Ergänzende Erläuterungen sowie Antworten auf häufig auftretende Fragen sollen Autor*innen bei der Umsetzung der Vorgaben der Affiliationsrichtlinie zusätzlich unterstützen.
  1. Die Richtlinie gilt für alle Personen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit an der Universität Forschungsleistungen erbringen und diese veröffentlichen. Zu diesem Personenkreis gehören insbesondere Professor*innen (einschließlich gemeinsamer Professor*innen, Juniorprofessor*innen, Honorar- und Gastprofessor*innen), Privatdozent*innen, wissenschaftliche Mitarbeitende, Promovierende, Studierende sowie auch vorübergehend (z. B. als Gastwissenschaftler*in/ Stipendiat*in) wissenschaftlich tätige Personen.
  2. Als Veröffentlichungen gelten alle Formen der Verbreitung von Forschungsresultaten, auch im Rahmen digitaler Formate (z. B. Social Media, Blogs etc.), sowie des Forschungstransfers (z. B. Patentschriften).
Unter Berücksichtigung der Empfehlung der Hochschulrektorenkonferenz (HRK 2018) ist von einer Affiliation mit der Universität insbesondere dann auszugehen, wenn
  1. ein Mitglieds- oder Angehörigenverhältnis zur Universität besteht; das ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität besteht, eine Berufung/Ernennung (einschließlich gemeinsamer Berufung) oder die Verleihung des Titels „Professor“ als außerplanmäßige*r Professor*in oder Honorarprofessor*in durch die Universität erfolgt ist, eine Person zum Studium an der Universität zugelassen bzw. als Doktorand*in an der Universität angenommen wurde oder eine wissenschaftlich tätige Person zur Gruppe der im Ruhestand befindlichen oder entpflichteten Professor*innen der Universität gehört; und
  2. nicht nur unerhebliche Anteile der zu veröffentlichenden Forschungsarbeit an der Universität entstanden sind.
  1. Als Affiliation für die Universität dürfen folgende Bezeichnungen verwendet werden:
    1. „Georg-August-Universität Göttingen“
    2. im Falle von Zeichenbeschränkungen: „Universität Göttingen“
    3. im Falle eines Abkürzungserfordernisses: „UGOE“
    4. auf Englisch: „University of Göttingen“.
  2. Für die Universitätsmedizin dürfen folgende Bezeichnungen verwendet werden:
    1. „Universitätsmedizin Göttingen“
    2. im Falle eines Abkürzungserfordernisses: „UMG“
    3. auf Englisch: „University Medical Center Göttingen“.
  3. Zusammen mit der Affiliation ist die Zugehörigkeit zu einer Einrichtung, zum Beispiel Klinik, Institut, Seminar, Department oder Abteilung anzugeben. Die Angabe der Zugehörigkeit zu weiteren wissenschaftlichen Untergliederungen ist möglich.
    1. [Autor*innenname(n)]
      1Georg-August-Universität Göttingen, [Name Institut, Abteilung], [Adresse], Deutschland
    2. [Autor*innenname(n)]
      1Universitätsmedizin Göttingen, [Name Klinik, Institut, Abteilung], [Adresse], Deutschland
  4. Abweichend von Absätzen 1 und 2 ist für das European Neuroscience Institute (ENI), eine gemeinsame Einrichtung von UMG und MPG, folgende Bezeichnung zu verwenden: “ENI-G, a Joint Initiative of the University Medical Center Göttingen and the Max Planck Institute for Multidisciplinary Sciences".
  5. Sofern ein Publikationsmedium für die Universität eine eigene Bezeichnung ohne Abweichungsmöglichkeit festgelegt hat, kann abweichend von Absätzen 1 und 2 diese Bezeichnung verwendet werden.
  • Viele internationale Verlage und Datenbanken können mit fremdsprachigen Einrichtungsnamen umgehen, so dass eine englische Übersetzung des Namens der Universität oder auch untergeordneter Organisationseinheiten in der Regel nicht erforderlich ist. Zudem erleichtert die Verwendung der landessprachlichen Bezeichnung der Einrichtung deren Auffindbarkeit im Internet, da englischsprachige Übersetzungen oft nicht einheitlich von den Mitgliedern der Einrichtung verwendet werden.
  • An erster Stelle ist immer die „Georg-August-Universität Göttingen“ bzw. „Universitätsmedizin Göttingen“ zu nennen. Dies gilt auch für Autor*innen von Zentraleinrichtungen der Universität. Weitere Organisationseinheiten können in absteigender Reihenfolge (z. B. Fakultät, Institut/Klinik, Abteilung) angegeben werden. Besteht verlagsseitig eine Zeichenbegrenzung ist auf die Angabe von Untergliederungen zugunsten der Nennung der Universität oder der Universitätsmedizin zu verzichten. Sofern es die Vorgaben des Publikationsorgans erlauben, sind die Angaben jeweils durch ein Komma zu trennen.
  • Soweit möglich, sollen Autor:innen die Bezeichnung der Universität mit Umlaut angeben. Abweichungen davon sind zulässig, wenn die Eingabemaske von Publikationsmedien die unter § 4 Abs. 1 und 2 definierte Schreibweise nicht erlaubt. Sofern Autor:innen die alternative Schreibweise selbst wählen können, sollten sie „Gottingen“ angeben, da dies eine weit verbreitete Ansetzung ist (z. B. bei Scopus, Web of Science).
  • Für die UMG ist zu beachten, dass die Nennung der Einrichtung für die Anrechnung einer Publikation im Rahmen der internen Forschungsevaluation und der damit verbundenen leistungsorientierten Mittelvergabe obligat ist.
  • Hinweis zur Namensangabe von Autor*innen: Eigennamen, die anderen Alphabeten entstammen oder auf erweiterten lateinischen Alphabeten beruhen (z. B. romanische und slawische Sprachen, deutsche Umlaute), werden in Datenbanken, insbesondere angloamerikanischen Ursprungs, z. T. unzulänglich prozessiert. Autor*innen sollen für eine zweifelsfreie Zuordnung ihrer Publikationen daher die folgenden Hinweise beachten:
    • Verwendung einer einheitlichen Schreibweise des Namens/Nachnamens in allen Veröffentlichungen.
    • Um bei landläufigen Namen Disambiguität herzustellen, ist es empfehlenswert, ggf. vorhandene Mittelnamen von Beginn der wissenschaftlichen Publikationskarriere an konsequent mit anzugeben.
    • Wenn unterschiedliche Ansetzungen eines Namens im Umlauf sind — z. B., weil sie von Verlagen in Eigenregie vorgenommen worden sind — können diese bei ORCID (siehe § 9), Web of Science, SCOPUS und GRO.publications hinterlegt und damit eine eindeutige Zuordnung von Publikation zu Autor*in erleichtert werden.
    • Sofern eine Verwendung von Umlauten für die Angabe unmöglich ist, sollen diese in ae, oe bzw. ue und ß in ss umgewandelt werden.
  • Die verantwortlichen Autor*innen (corresponding authors) geben ihre vollständige Dienstadresse an, bei internationalen Publikationen einschließlich des Zusatzes „Deutschland“ bzw. „Germany“.
  • Wenn die*der verantwortliche Autor*in vor Abschluss des Publikationsprozesses die Universität verlässt, soll diese Affiliation in der betreffenden Publikation dennoch als Dienstadresse angegeben werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein nicht nur unerheblicher Anteil der zu veröffentlichenden Forschungsleistung an der Universität erbracht worden ist (siehe § 3).
  • Ist eine Rechnungsadresse anzugeben (z. B. für die Finanzierung einer Veröffentlichung aus dem Publikationsfonds der Universität), sind die Vorgaben der Finanzabteilung zu berücksichtigen. Die Universität kann nur Rechnungen akzeptieren, aus denen der Rechnungsempfänger eindeutig hervorgeht. Dazu gehört unbedingt die Angabe des Namens der Universität bzw. der Universitätsmedizin:
    1. Georg-August-Universität Göttingen, [ggf. Name Fakultät, Institut, Abteilung], [Adresse], Deutschland
    2. Universitätsmedizin Göttingen, [ggf. Name Klinik, Institut, Abteilung], [Adresse], Deutschland
Liegen institutionelle Zugehörigkeiten zu mehreren wissenschaftlichen Einrichtungen vor, ist grundsätzlich Folgendes zu beachten:
  1. In der Affiliation sollen alle wissenschaftlichen Einrichtungen angegeben werden, an denen für die betreffende Veröffentlichung nicht nur unerhebliche Forschungsleistungen erbracht worden sind. Dabei soll die Einrichtung, an der Wissenschaftler*innen hauptberuflich tätig sind, an erster Stelle genannt werden.
  2. Zugehörigkeiten, insbesondere zu wissenschaftlichen Einrichtungen oder Verbünden, z. B. Beispiel Zentren, Instituten, Sonderforschungsbereichen, können als zusätzliche Affiliation, nicht jedoch anstelle einer Affiliation mit der Universität angegeben werden.
  3. Eine Förderung von Open-Access-Publikationen aus dem universitären Publikationsfonds ist für Autor*innen mit mehreren Affiliationen nur zulässig, wenn als erste Affiliation die Universität angegeben wird.
  4. Die Angabe von zusätzlichen Affiliationen von Forschungseinrichtungen, ohne dass ein nachweisbarer Zusammenhang zwischen der zu veröffentlichenden Forschungsleistung und der betreffenden Einrichtung besteht, ist unzulässig. Insbesondere ist es untersagt, eine weitere Einrichtung als Affiliation zu benennen, wenn die formale Beziehung zu dieser nur auf einer Geldzahlung für die Nennung der Affiliation besteht.
  • Im Fall einer gemeinsamen Berufung sind grundsätzlich beide Affiliationen – die der Universität und der außeruniversitären Einrichtung – anzugeben. Dabei ist § 5 a zu beachten.
  • Gastwissenschaftler*innen geben die Universität bei allen Veröffentlichungen (ggf. als zusätzliche) Affiliation an, sofern nicht nur unerhebliche Teile ihrer Forschungsleistung an der Universität entstanden sind. Lässt sich eine Affiliation nicht rechtfertigen, etwa bei sehr kurzen Gastaufenthalten, und soll dennoch der Bezug zur Universität hergestellt werden, kann dies in den „Acknowledgements“ einer Publikation erfolgen.
  • Mehrfach-Affiliationen können auch vorübergehend bestehen, etwa wenn Wissenschaftler*innen während einer laufenden Forschungsarbeit die wissenschaftliche Einrichtung wechseln. Auch in diesem Fall gilt, dass für die Veröffentlichung in jedem Fall diejenige Affiliation anzugeben ist, an der die Forschungsarbeit vorrangig erbracht wurde. Wurde die Forschungsleistung zu relevanten Teilen an der alten und der neuen Einrichtung erbracht, sind beide Einrichtungen als Affiliation anzugeben (vgl. HRK 2018).
  • Im Fall einer Veröffentlichung von Forschungsleistungen, die im Rahmen einer Bachelorarbeit, Masterarbeit, Dissertation oder Habilitation erarbeitet worden sind, ist grundsätzlich auch die Einrichtung als Affiliation anzugeben, an der die Bachelorarbeit, Masterarbeit, Dissertation oder Habilitation eingereicht wird.
Für die Angabe der E-Mail-Adresse im Rahmen wissenschaftlicher Kommunikation ist Folgendes zu beachten:
  1. Als Kontaktadresse ist die dienstliche E-Mail anzugeben.
  2. Bei mehreren alias-E-Mail-Accounts ist demjenigen Vorzug zu geben, der die Zugehörigkeit zur Universität unmittelbar ersichtlich macht, also z. B.maxi.forscht@chemie.uni-goettingen.de statt maxi.forscht@gwdg.de.
Die Umsetzung dieser Regel kann Schwierigkeiten bereiten, wenn eine an der Universität erarbeitete Forschungsleistung erst nach Ende des Dienstverhältnisses/der Promotion etc. veröffentlicht wird, die als Korrespondenzautor*in fungierende Person, jedoch keine dienstliche E-Mail-Adresse an der Universität mehr besitzt. Statt in diesem Fall auf eine private E-Mail-Adresse auszuweichen oder die Adresse der neuen Forschungseinrichtung, an der für die zur Veröffentlichung vorgesehene Forschungsarbeit kein relevanter Beitrag erbracht wurde, anzugeben, sollte als Alternative, wenn möglich, eine zentrale E-Mailadresse des Instituts/der Forschungsgruppe genutzt werden. Wissenschaftler*innen, die die Universität während noch laufender Forschungs- und Publikationsprozesse verlassen, sollten zudem an ihrer alten Einrichtung ihre neuen Kontaktdaten hinterlegen. Über die Einrichtung und Pflege eines ORCID-Accounts (siehe § 9 (2)) können Autor*innen zudem selbst Sorge dafür tragen, dass ihnen ihre Forschungsarbeiten über verschiedene institutionelle Zugehörigkeiten hinweg eindeutig zugeordnet werden können.
Für die Präsentation von Forschungsergebnissen, zum Beispiel im Rahmen von Vorträgen oder auf, Postern) wird empfohlen, die Corporate Design-Vorlagen der Universität bzw. Universitätsmedizin zu nutzen und damit die Wiedererkennung der Universität in nationalen und internationalen wissenschaftlichen Kommunikationszusammenhängen zu unterstützen.

Die korrekte Verwendung des Kürzels „UMG“, das als Individualmarke beim Europäischen Marken- und Patentamt unter der ID 908446 eingetragen und geschützt ist, ist hiermit im Rahmen der Affiliation nach dieser Richtlinie ausdrücklich erlaubt.
Für Beiträge in sozialen Medien, die im Zusammenhang mit Themen von Forschung, Lehre oder Transfer an der Universität stehen, ist die entsprechende Referenz der UGOE (z. B. Facebook: @georgiaaugusta, Facebook (Englisch): @university.of.goettingen, Twitter: @uniGoettingen, Twitter Göttingen Campus: @thegoecampus, Instagram: @unigoettingen) bzw. der UMG (z. B. Facebook: Universitätsmedizin Göttingen-UMG, Twitter: @yourUMG, Instagram: @unimedizin_goettingen, YouTube: @UMGEU) zu verwenden.
  1. Die Angabe von Drittmittelgebern soll im Acknowledgement (bzw. in einem z. T. explizit für diese Angabe vorgesehenen „Funding Acknowledgement“) erfolgen. Dabei sind die Vorgaben der Drittmittelgeber zu beachten.
  2. Allen Autor*innen wird empfohlen, sich eine ORCID (Open Researcher Contributor ID) zuzulegen und diese, wann immer möglich (z. B. im Zuge des Publikationsprozesses, bei Drittmittelanträgen), anzugeben.
  3. Sofern ein Publikationsorgan (zum Beispiel Verlag) im Einreichungsprozess normierte, namensunabhängige Bezeichnungen für Institutionen verwendet und einen dieser Identifikatoren abfragt oder ein*e Autor*in für eigene Zwecke einen Institutionsidentifikator verwendet, sind in den nachfolgenden Fällen folgende Bezeichnungen beziehungsweise Kennungen der Universität zu verwenden:
    • Deutsche Steuernummer: DE286005408
    • Crossref Funder Registry identifier: 0000 0001 2364 4210
    • GRID (Global Research Identifier Database): grid.7450.6 (Universität) / grid.411984.1 (UMG)
    • ISNI (International Standard Name Identifier): 0000 0001 2364 4210 (Universität) / 0000 0001 0482 5331 (UMG)
    • Ringgold Organization Identifier: 9375 (Universität) / 84922 (UMG)
    • ROR (Research Organization Registry): https://ror.org/01y9bpm73 (Universität) / https://ror.org/021ft0n22 (UMG)
    • Wikidata: Q152838 (Universität) / Q2496408 (UMG).
  • Mit der ORCID wird eine eindeutige Zuordnung zwischen einer Person und ihren Forschungsleistungen, aber auch ihrer Zugehörigkeit zu einer Organisation sichergestellt. Zudem erlaubt ein gut gepflegtes ORCID-Profil den Nachvollzug vergangener Affiliationen, sichert die einheitliche Ansetzung von Eigennamen und ermöglicht die automatisierte Pflege von Publikationslisten. Dies setzt voraus, dass Autor*innen ihr ORCID-Profil regelmäßig aktualisieren.
  • Nach der Registrierung bei ORCID können Autor*innen selbst festlegen, ob sie Profilangaben nur für sich, für vertrauenswürdige Dritte („trusted parties“) oder öffentlich sichtbar machen. Lediglich der Name und die eindeutige Kennung (ORCID iD) sind stets öffentlich einsehbar.
  • Weitere Informationen und Hinweise zur Nutzung von ORCID finden Sie auf der offiziellen Webseite von ORCID und auf der Webseite des Projekts ORCID DE, das die Nutzung von ORCID in Deutschland fördert.

Beratung/Hilfestellung

Sollten Sie Fragen zur Affiliationsrichtlinie haben, wenden Sie sich gerne an die Ombudsstelle für gute wissenschaftliche Praxis.